استلام و فحص المشتريات

من الضروري بعد شراء أي سلعة و استلامها التأكد من مطابقة مواصفات المواد و السلع الواردة للمواصفات المحددة في أمر الشراء و ذلك للتأكد من صلاحية المواد و السلع ، و يحفز اهتمام المشتري بالفحص التزام الجهات الموردة بالمواصفات المتفق عليها و عدم التلاعب في أمر الشراء ، كما تكمن أهمية الفحص بعدة عوامل هي :

-         - مدى أهمية جودة المشتريات للمؤسسة .

-         - نوع المادة و السلعة و أهميتها .

-         - المبالغ التي تخصصها المنظمة لفحص المشتريات .

و تمر عملية استلام و فحص المشتريات التي يرسلها الموردين بمرحلتين ، هما :

-         المرحلة الأولى : مرحلة الاستلام و الفحص الظاهري :  و يتم فيه فحص طلبيات الشراء ظاهرياً ، للتأكد من الوزن و العدد و عدم وجود أي تلف أو كسر ، و يجرى الفحص عادةً عند استلام الطلبية من الجهة الناقلة في المكان المتفق عليه بين غدارة الشراء و المورد ، و بعد الانتهاء من الفحص ينظم محضر استلام من قبل إدارة الشراء التي قامت بالاستلام و الفحص  ، و في حين لم يكن هناك عيب ظاهري  كوجود أي تلف أو كسر أو اختلاف في العدد أو الوزن توقع إدارة الشركة على الاستلام لإخلاء مسؤولية الناقل ، أما في حال عكس ذلك فيثبت في المحضر بحضور الناقل و توقيعه لثات صحة ذلك .

-         المرحلة الثانية : مرحلة الفحص الدقيق : و يتم هذا الفحص للتأكد من جودة الطلبية و مطابقة مواصفات محتوياتها بالمواصفات التي تم الاتفاق عليها في أمر الشراء ، و تخضع دقة الفحص إلى طبيعة الصنف المطلوب و مدى أهمية الجودة المطلوبة فيه ، و هناك طريقتين لإجراء الفحص الدقيق و ذلك بحسب أهمية جودة السلعة بالنسبة للمشتري ، و هي :

1-    أخذ عينة من السلعة و إجراء الفحص عليها .

2-    فحص السلعة كاملة .

و بعد الانتهاء من عمليتي الفحص و الاستلام يتم رفع تقرير بالنتائج إلى إدارة الشراء يتضمن رقم الطلب و تاريخ الشراء و رقم أمر الشراء و تاريخه و نوع السلع المطلوبة و مواصفاتها و غير ذلك ، و يعد هذا التقرير بعدة نسخ نسخة لإدارة الشراء و نسخة لقسم المخازن و نسخة للإدارة الطالبة و نسخة يحتفظ بها قسم الاستلام و الفحص ، و يصدر بعد ذلك قرار وظيفة الشراء بقبول المواد الواردة أو رفضها بناءً عللا نتيجة التقرير